Was ist ein Vertrauensanwalt?

Der Vertrauensanwalt übernimmt die vertrauliche Kommunikation von Missständen, Gesetzes- und Regelbrüchen im Unternehmen. Übergeordnetes Ziel ist es, Schaden von Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und vom Unternehmen abzuhalten.

Aktive oder ehemalige Beschäftigte der pino GmbH & Co. KG sowie Geschäftspartner wie z.B. Kunden oder Lieferanten können sich mit Hinweisen neben den internen Kanälen auch vertrauensvoll (auf Wunsch auch anonym) an den Vertrauensanwalt der pino GmbH & Co. KG, Herrn Dr. Carsten Thiel von Herff, wenden. Herr Thiel von Herff ist unparteiischer Rechtsanwalt und besitzt umfassende Erfahrungen als Vertrauensanwalt für verschiedene bekannte Unternehmen.

Externer Rechtsanwalt

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

T 0521 5573330 vertrauensanwalt@thielvonherff.de

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Die Vertrauenshotline

Erläuterung der Vertrauenshotline

In Situationen, in denen sich Mitarbeiter oder Geschäftspartner bei Schwierigkeiten oder Problemen nicht an den Vorgesetzten, die Personalabteilung oder an andere Personen innerhalb der pino GmbH & Co. KG wenden möchten, besteht die Alternative, einen Vertrauensanwalt zu kontaktieren.

Der Vertrauensanwalt stellt eine zusätzliche Möglichkeit für die Abgabe von Hinweisen dar. Seine Aufgabe lässt die weiteren Regelungen über Beschwerden und Hinweise unberührt. Die Inanspruchnahme des Vertrauensanwaltes ist für den Hinweisgeber kostenfrei. Der Vertrauensanwalt ist nicht für Kundenbeschwerden zuständig.

Beispielthemen für den Vertrauensanwalt

  • Straftaten, vor allem Korruptionsstraftaten, wie Betrug, Untreue, Unterschlagung, Diebstahl, Bestechung/ Bestechlichkeit etc.;
  • sonstige Straftaten (ohne Betragsschwelle hinsichtlich eines Schadens);
  • Verstöße gegen Kartellrecht;
  • Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften;
  • Verstöße gegen eines der im Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) genannten Diskriminierungsmerkmale;
  • Mobbing, Stalking, sexualisierte Gewalt;
  • Verletzung menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten;
  • Verstöße gegen Vergaberichtlinien;
  • Verletzung von internen Regelungen, vor allem Compliance Richtlinien;
  • vorsätzliche Datenschutzverstöße sowie vorsätzliche Verstöße gegen die gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen zur Informationssicherheit;
  • Verletzung des Geschäftsgeheimnisses, Weitergabe vertraulicher Informationen;
  • Verstöße gegen Arbeitssicherheitsvorgaben, Qualitätssicherungsrichtlinien oder Umweltschutzvorgaben

Vorgehen bei Hinweisen

Sobald ein Hinweis beim Vertrauensanwalt eingegangen ist, prüft dieser den Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Gesetzen oder ein Verstoß gegen interne Verhaltensregeln – beispielweise gegen die Compliance-Richtlinien – ergibt, leitet er unter Absprache mit dem Hinweisgeber den Hinweis, ggf. auch anonymisiert, an die pino GmbH & Co. KG weiter. Der Vertrauensanwalt begleitet den Vorgang, während die pino GmbH & Co. KG eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts veranlasst. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung inkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Vertrauensanwalt. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber hierüber im Rahmen des rechtlich Möglichen informiert. Zusätzlich kann sich der Hinweisgeber jederzeit über den Stand des Vorgangs erkundigen.

Anonymität und Schutz des Hinweisgebers

Zu jedem Zeitpunkt ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, soweit dies gewünscht wird. Es ist deshalb grundsätzlich möglich, dass Hinweise durch den Vertrauensanwalt anonym an die pino GmbH & Co. KG weitergeleitet werden. Sämtliche Kommunikation erfolgt dann im Weiteren über den Vertrauensanwalt, der der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt.

Der Schutz des Hinweisgebers ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Bearbeitung der Anliegen. Der Hinweisgeber ist vor allem dadurch geschützt, dass jede gegen ihn gerichtete oder angedrohte Repressalie nicht toleriert wird.

Dem Wunsch des Hinweisgebers nach dem Schutz seiner Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, das heißt insbesondere vorsätzliche Falschmeldungen, nicht toleriert. Der Vertrauensanwalt darf bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Hinweisgebersystems die Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen ausnahmsweise offenlegen. 

FAQ

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Welche Aufgaben hat der Vertrauensanwalt?

Beschäftigte haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Vertrauensanwalt nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt die Hinweisgeberin/ den Hinweisgeber über ihre/ seine Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis der Hinweisgeberin / des Hinweisgebers  leitet der Vertrauensanwalt den Hinweis an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter. 

Der Vertrauensanwalt kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

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Wer kann sich an den Vertrauensanwalt wenden?

Alle Beschäftigten und Externe, wie Lieferanten oder Dienstleister, können sich an den Vertrauensanwalt wenden.

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Welche Hinweise nimmt der Vertrauensanwalt entgegen?

Der Vertrauensanwalt nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.

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Kann ich sicher sein, dass der Vertrauensanwalt nur soweit Informationen weitergibt, wie ich es ihm erlaube? 

Ja. Allein der Hinweisgeber entscheidet darüber, welche Informationen er an den Vertrauensanwalt gibt und welche Informationen der Vertrauensanwalt im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Vertrauensanwalt befugt, auch gegen den Willen des Hinweisgebers Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Vertrauensanwalt beim ersten Kontakt auf. 

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Kostet es mich etwas, wenn ich den Vertrauensanwalt in Anspruch nehme?

Nein, der Vertrauensanwalt kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden. 

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Kann ich mich auch anonym an den Vertrauensanwalt wenden?

Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an den Vertrauensanwalt wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Vertrauensanwalt. Soweit gewünscht, wahrt der Vertrauensanwalt anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität des Hinweisgebers. 

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Was passiert mit meinem Hinweis?

Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Vertrauensanwalt den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter. 

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Darf ich den Vertrauensanwalt zum Stand des Verfahrens kontaktieren?

Der Hinweisgeber kann sich jederzeit beim Vertrauensanwalt über den Sachstand informieren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Vertrauensanwalt im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet. 

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Wird der Vertrauensanwalt „mein Anwalt“, wenn ich Kontakt mit ihm aufnehme?

Nein, der Vertrauensanwalt darf einen Hinweisgeber nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf der Vertrauensanwalt auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des Hinweisgebers gerichtlich durchzusetzen. 

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Ist der Vertrauensanwalt tatsächlich unabhängig?

Ja. Der Vertrauensanwalt wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Vertrauensanwalt entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.

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Wie erfolgt die erste Kontaktaufnahme?

Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per Email, per SMS, per Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen. 

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Kann ich mich auch weiterhin an die bisher zuständigen Stellen im Unternehmen wenden?

Ja. Jedem Mitarbeiter stehen weiterhin sein Vorgesetzter, der Betriebsrat und die Geschäftsleitung als Ansprechpartner zur Verfügung.

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Bin ich als Hinweisgeber geschützt?

Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.

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Wie wird einem Missbrauch der Einrichtung (Denunziantentum) vorgebeugt?

Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Vertrauensanwalts sehr selten. Dennoch klärt der Vertrauensanwalt den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Vertrauensanwalt bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des Hinweisgebers an das Unternehmen weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitern bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.

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Wie werden Datenschutz und Datensicherheit eingehalten?

Der Vertrauensanwalt stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Person(en). Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.

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Wird mir sofort gekündigt, wenn ich von einem Hinweis betroffen bin?

Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.

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Was passiert, wenn ich einen Hinweis gebe, dieser sich abschließend aber als falsch herausstellt?

Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss der Hinweisgeber keinerlei Konsequenzen befürchten.

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Muss ich mich an den Vertrauensanwalt wenden, wenn ich eine Gesetzesverletzung vermute?

Nein, die Inanspruchnahme des Vertrauensanwaltes ist freiwillig. Er ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden.

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Kann ich den Vertrauensanwalt auch persönlich aufsuchen?

Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Vertrauensanwalt persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.

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Darf ich den Vertrauensanwalt während der Arbeitszeit kontaktieren oder sogar aufsuchen?

Ja.

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Werden mir anfallende Reisekosten vom Unternehmen ersetzt?

Ja, Reisekosten werden vom Unternehmen ersetzt. Die Abwicklung wird vom Vertrauensanwalt übernommen, so dass auch hier die Anonymität – soweit erforderlich – gewahrt bleibt.

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Werde ich benachrichtigt, wenn mein Hinweis abgearbeitet worden ist?

Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Vertrauensanwalt im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

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Muss der Vertrauensanwalt meine Identität preisgeben, wenn er in einem Straf- oder Zivilverfahren als Zeuge vernommen wird?

Nein. Sollte der Vertrauensanwalt in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität des ratsuchenden Hinweisgebers nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl vom Unternehmen als auch von dem Hinweis¬geber ausdrücklich gestattet worden ist.

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Kann ich mich an den Vertrauensanwalt wenden und erst am Ende des Gesprächs entscheiden, ob der Sachverhalt und/oder meine Personalien an das Unternehmen weiter-gegeben werden?

 Ja. Der Vertrauensanwalt kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Vertrauensanwalt klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an das Unternehmen Gruppe weitergegeben werden sollen.

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Soll ich mich auch an den Vertrauensanwalt wenden, wenn ich mich selbst strafbar gemacht haben könnte?

Der Vertrauensanwalt kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Vertrauensanwalt den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.

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Ist der Vertrauensanwalt verpflichtet, den Hinweis auf eine Straftat unmittelbar an die Staatsanwaltschaft weiterzugeben?

 Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.

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Wie wird ein Hinweis bearbeitet, von dem der Ansprechpartner im Unternehmen selbst betroffen ist?

In diesem Fall kann sich der Vertrauensanwalt unmittelbar an die Geschäftsleitung des Unternehmens wenden.

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Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?

Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.

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